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Outplacement (Newplacement) Beratung, Kosten, Definition

Was ist Outplacement und wie funktioniert es?

Sind betriebsbedingte Kündigungen erforderlich, so bedienen sich Unternehmen in zunehmender Häufigkeit einem Verfahren, das als „Outplacement“ oder als „Außenvermittlung“ bezeichnet wird. Das Unternehmen finanziert dem/der bisherigen Arbeitnehmer/in dann eine Beratung, die es ihm/ihr ermöglichen soll, sich möglichst rasch beruflich neu zu orientieren beziehungsweise einen neuen, adäquaten Arbeitsplatz zu finden. Durchgeführt wird die Beratung von externen freien Berater(inne)n oder Beratergesellschaften. Die Möglichkeit, an einem Outplacement-Verfahren teilzunehmen, wurde in der Anfangsphase überwiegend Mitarbeiter(inne)n des mittleren und gehobeneren Managements angeboten. In den vergangenen Jahrzehnten wurden vergleichbare Dienstleistungen aber auch als Teil eines Sozialplanes bei der Entlassung ganzer Belegschaften offeriert. Die Teilnahme an einer Outplacementberatung erfolgt freiwillig. Die Outplacement-Kosten trägt weitestgehend der/die Arbeitgeber(in). Doch kann eine Outplacementberatung auch auf eigene Initiative wahrgenommen werden; in der Regel erfolgt dies, weil der/die Arbeitnehmer/in sich beruflich verändern/verbessern möchte. In diesem Fall trägt der/die Arbeitnehmer/in die Outplacement-Kosten selbst.

Definition Outplacement (Newplacement)

Eine Outplacement-Definition umfasst die Bereitstellung von Mitteln, die es den von Kündigung bedrohten oder bereits gekündigten Arbeitnehmer(inne)n erleichtern, vakante Stellen zu finden, Bewerbungsunterlagen zu erstellen und Bewerbungen einzureichen. So nutzt der/die Arbeitnehmer/in beispielsweise einen Sekretariatsservice oder erhält Zugang zu speziellen Datenbanken. Wichtigster Aspekt der Outplacement-Definition ist die Beratung, die sich in mehreren Phasen von der Trennungsverarbeitung über die Selbstanalyse bis hin zur Neuorientierung und Bewerbung vollzieht. Der/die Outplacementberater/in wird dabei jedoch nicht als Arbeitsvermittler/in tätig; sein/ihr Aufgabengebiet gleicht eher dem eines Coaches. Dauer und Intensität der Outplacementberatung variieren; die Beratung kann als (un-)befristete Einzel- oder Gruppenberatung durchgeführt werden. In der Regel erfolgt sie in den Räumen der Beratergesellschaft oder des/der freiberuflichen Beraters/Beraterin. Ausgenommen hiervon ist das sogenannte ePlacement, bei dem Berater/in und Arbeitnehmer/in ausschließlich über elektronische Medien und das Telefon kommunizieren. Um dem englischen Begriff „Outplacement“ die negative Konnotation des Ausgeschlossen-Werdens zu nehmen, werden teilweise Synonyme wie Newplacement, Replacement, Trennungsberatung oder auch Veränderungsberatung genutzt. [1]

Wie entstand Outplacement?

Auf welche Wurzeln das Outplacement zurückzuführen ist, hängt vom/von der Betrachter/in ab. Die Rückführung katholischer Mönche aus dem Klosterleben in das sogenannte weltliche Leben wird diesbezüglich ebenso erwähnt wie Versuche, zurückgekehrte Heimkehrer/innen aus britischen Kolonien oder Soldat(inn)en aus dem Zweiten Weltkrieg dabei zu helfen, wieder Fuß zu fassen [2]. Generelle Einigkeit besteht darüber, dass die ersten von der Wirtschaft genutzten Verfahren zum Outplacement aus den USA stammen. Als Grund für deren intensive Nutzung seit den 1970er Jahren wird beispielsweise die Neugestaltung großer Unternehmen durch Übernahmen oder Bildung von Joint Ventures genannt, was mit betriebsbedingten Kündigungen im Managementbereich einherging. Als erste am Markt operierende Beratungsgesellschaft gilt das noch heute im Outplacement tätige US-Unternehmen Drake, Beam und Morin (DBM Inc.). Das Unternehmen wurde 1967 von den Psychologen John Drake und Jerry Beam unter dem Firmennamen Drake, Beam and Associates gegründet; 2011 übernahm die weltweit agierende Zeitarbeitsfirma Adecco DMB Inc. [3]. Weitere wichtige Anstöße zur Entwicklung der Outplacementberatung kamen von dem ehemaligen Manager Thomas Hubbard, der im Anschluss an die eigene Kündigung 1969 eine Beratungsgesellschaft namens THinc gründete [4].



In Deutschland wurde Outplacement erst ab den 1980er Jahren zu einem Instrument der Personalpolitik. Wie in den USA war dieses zunächst von Kündigung bedrohten Führungskräften vorbehalten, wurde aber schließlich in „schlankeren“ und kostengünstigeren Verfahrensweisen, also beispielsweise als ePlacement, auch zum Auffangen größerer Belegschaften genutzt. Die wachsende Akzeptanz, die das Outplacement bei Unternehmen findet, zeigt sich in Studien des Bundesverbandes der Deutschen Unternehmensberater (BDU e.V.). So stieg allein der Umsatz der Beratergesellschaften in den Jahren 2002 bis 2007 von 36 Millionen auf 50 Millionen Euro. 2004 erhielten 200 Personen eine Einzel-Outplacementberatung, 2007 waren es bereits 1500. Rund 80 % der Beratergesellschaften haben sich im BDU e.V. zu einem Fachverband zusammengeschlossen [5]. Die Gesamtzahl der Outplacementberater/innen lässt sich jedoch nur schwer erfassen, da auch Coaches und freiberufliche Berater/innen Einzel-Outplacement anbieten.

Verteilung des Marktes der Personalberater in Deutschland in den Jahren 2012 und 2013 nach Beratungsfeldern (Quelle: BDU)

Verteilung des Marktes der Personalberater in Deutschland in den Jahren 2012 und 2013 nach Beratungsfeldern

Für wen ist Outplacement interessant?

Outplacement ist aus Sicht der Unternehmen ein positives Instrument, um betriebsbedingten Kündigungen die Schärfe zu nehmen und für betroffene Mitarbeiter/innen weitestgehend Verantwortung zu übernehmen. Damit ist eine gewisse Imagepflege verbunden. Für Arbeitnehmer/innen, die von einer Kündigung bedroht sind, biete die Outplacementberatung Chancen, sich beruflich neu zu positionieren. Er oder sie stimmt damit jedoch in der Regel der Kündigung zu, die dann entsprechend in eine einvernehmliche Trennung umgewandelt wird. In einigen Fällen stellen Unternehmen die jeweiligen Mitarbeiter/innen auch vor die Wahl, entweder eine Abfindung oder eine Outplacementberatung als finanziellen Ausgleich anzunehmen. Grundsätzlich kann ein Outplacement nur bei voller Akzeptanz des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin erfolgreich sein, da das gesamte Verfahren im Wesentlichen auf dessen/deren Eigenaktivität abzielt. Die Teilnehmenden müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie im Rahmen des Outplacements keine Jobs vermittelt bekommen, sondern daran arbeiten, sich erfolgreich für eine neue Tätigkeit auf dem offenen oder verdeckten Arbeitsmarkt zu bewerben. Er oder sie muss daher bei befristeten Outplacementberatungen auch die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass die Maßnahme beendet ist, ohne dass eine neue Stelle gefunden wurde.

Daneben nutzen Einzelpersonen die Outplacementberatung, die sich trotz ungekündigter Position beruflich verändern wollen. In diesen Fällen ist das Outplacement also kein Mittel zur Regulierung der Folgen einer betriebsbedingten Kündigung, sondern dient als Karrierecoaching. Auch in diesem Fall müssen die Teilnehmenden ein hohes Maß an Eigeninitiative aufweisen. Zwar existieren mittlerweile Beratungsmodelle, in deren Verlauf im Auftrag der Kund(inn)en anonymisierte Bewerbungen an Unternehmen weitergegeben oder Vorabgespräche durch die Berater/innen geführt werden, doch stellt dies eher die Ausnahme von der Regel dar.

Vorteile einer Outplacementberatung

Bezüglich der Vorteile durch Outplacementberatung ist die Perspektive von Unternehmen und Angestellten zu unterscheiden. Die Motivation der von Kündigung bedrohten Arbeitnehmer/innen ist weitgehend klar: Sie erhoffen sich auf diese Weise, die Trennungsphase unbeschadet zu überstehen und möglichst rasch eine neue, adäquate Anstellung zu finden. Manager/innen, die sich auch ohne betriebsbedingte Kündigung an eine/n Outplacementberater/in wenden, erhoffen sich eine Verbesserung ihrer bisherigen beruflichen Position.

Gründe für einen Arbeitsplatzwechsel

Für die Unternehmen erweist sich das Outplacement aus vielfältigen Gründen als vorteilhaft. Beginnt es bereits mit dem Kündigungsgespräch, so entlastet dies die zuständigen Leiter/innen der Personalabteilungen. Geht die Initiative für eine solche Beratung vom Unternehmen aus, so erweist sich dieses damit als verantwortungsbewusst gegenüber (ehemaligen) Mitarbeiter(inne)n, was sich positiv sowohl auf das Unternehmensimage nach außen als auch auf das interne Betriebsklima auswirken kann. Erleichtert das Beratungsangebot es Mitarbeiter(inne)n, die Kündigung als einvernehmliche Trennung zu akzeptieren, so lassen sich Auseinandersetzungen vor dem Arbeitsgericht vermeiden.

Inhalte und Leistungsumfang einer Outplacementberatung

Eine klassische Outplacementberatung ist in drei Phasen unterteilt, die sich als Istanalyse, Optimierung und Bewerbungsphase betiteln lassen. Dem eigentlichen Beratungsprogramm kann das Kündigungsgespräch vorgeschaltet sein, in dem die Betroffenen erstmalig erfahren, dass und zu wann eine Kündigung erfolgen wird. Dauer und Intensität variieren, in Deutschland werden am häufigsten befristete Outplacementberatungen für einen Zeitraum von sechs Monaten gebucht. Eine unbefristete Outplacementberatung endet, wenn der/die Kandidat/in eine neue Anstellung gefunden und eine vereinbarte Probezeit erfolgreich absolviert hat.

Während der Istanalyse erfolgt zunächst die Klärung der Bedingungen für die Entlassung und eine Aufarbeitung negativer Gefühle und Einstellungen des/der Kandidaten/Kandidatin, die damit zusammenhängen. Anschließend machen sich Berater/in und Kandidat/in an eine umfassende Bestandsaufnahme: Welche beruflichen Kompetenzen bringt der/die angehende Bewerber/in mit? Wo liegen Schwächen und Stärken, welche Wünsche und Vorstellungen hat er oder sie bezüglich einer Neuanstellung? Wie schätzt er/sie sich selbst ein und wie sehen ihn/sie andere? In umfangreichen Erhebungen und mithilfe verschiedener Techniken wird versucht, ein möglichst realistisches Bild von Eignung und Idealvorstellung zu erlangen.

 Erachten Sie folgende Eigenschaften bei Führungskräften als wichtig?

Die Optimierungsphase dient der Erstellung entsprechender Bewerbungsunterlagen. Darüber hinaus vermittelt der/die Outplacementberater/in Techniken, die für Telefonate oder Bewerbungsgespräche hilfreich sind. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der sprachlichen Darstellung der vorausgehenden Kündigungssituation. Die Bewerber/innen sollen in die Lage versetzt werden, diese selbstbewusst darzustellen und in einer Weise darüber zu sprechen, die keinen Zweifel an ihrer Befähigung erweckt. Körpersprache und die Befähigung, sich kurz, aber prägnant vorzustellen, werden ebenfalls überprüft und eingeübt.

In der Bewerbungsphase schließlich unterstützt der/die Outplacementberater/in seine Kandidat(inn)en darin, offene und verdeckte Vakanzen ausfindig zu machen, ermutigt ihn/sie zu Bewerbungen und stellt ihm/ihr Equipment wie Computer, Telefon, Datenbanken bereit, das ihm/ihr das Bewerbungsverfahren erleichtert. Auch ein Schreibservice kann dazugehören. Der/die Berater/in wird dagegen regulär nicht selbst als Vermittler/in aktiv.

Was kostet eine gute Outplacementberatung?

Die Kosten für eine gute Outplacementberatung variieren in Abhängigkeit von der Art der Durchführung (einzeln, Gruppe, ePlacement), der Dauer und der Häufigkeit der Beratungsgespräche und dem Stundensatz, den der/die jeweilige Berater/in zugrunde legt. Hinzu kommt, dass die Berater/innen-Honorare in der Regel prozentual am bisherigen Jahresverdienst der Kandidat(inn)en ausgerichtet werden. Es ließe sich so gesehen auch von einer Provision statt von einem Honorar sprechen. Wird als monatliches Honorar der übliche Satz von 20 % festgesetzt, so ergeben sich bei Bruttogehältern von 120.000 oder 40.000 Euro erhebliche Unterschiede. Im ersten Fall würde das vereinbarte Honorar für eine unbefristete Einzelberatung 24.000 Euro betragen, im zweiten Fall wären es 8000 Euro. Entsprechend groß ist das Einkommensgefälle unter Outplacementberater(inne)n. Die höchsten Honorare werden in der Regel von Gesellschaften erzielt, einzelne Freiberufler/innen sind eher im niedrigen Honorarbereich tätig. Für Gruppenberatungen gelten andere Tarife, durchschnittlich können hier 3000 bis 5000 Euro pro Teilnehmer/in bemessen werden.

Wer trägt die Kosten für eine Outplacementberatung?

Werden Gruppenberatungen in Form von Transfergesellschaften angeboten, kann eine finanzielle Förderung durch die Agentur für Arbeit erfolgen. Die Kosten für ein Einzel-Outplacement trägt der/die Auftraggeber/in, also das Unternehmen, das sich von einem/einer Mitarbeiter/in trennen will oder der/die Selbstzahler/in. Eine steuerliche Erstattung der Outplacement-Kosten kann grundsätzlich geltend machen, wer die Beratungsleistung bezahlt hat. Für Arbeitgeber/innen ergibt sich die Möglichkeit, die Outplacement-Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen. Arbeitnehmer/innen sollten genau hinschauen, ob ihnen durch die Outplacement-Kosten ein geldwerter Vorteil entsteht. Dann nämlich ist die Outplacementberatung steuerpflichtig. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Beratung vor allem dem/der Arbeitnehmer/in dient und er/sie alternativ eine Abfindung in Anspruch nehmen könnte. Allerdings lassen sich Outplacement-Kosten absetzen, nämlich als Werbungskosten (in gleicher Höhe). Auch der Zeitpunkt und die Art der Beratung (einzeln oder in der Gruppe) spielen für die steuerrechtliche Bewertung eine Rolle.

Da es sich insgesamt um einen komplizierten steuerrechtlichen Vorgang handelt, sollten sich alle, die eine Outplacementberatung durch den/die Arbeitgeber/in finanziert bekommen, am besten schon vor der Unterzeichnung eines entsprechenden Vertrages mit einem/einer Steuerberater/in über die möglichen Auswirkungen auf die Steuererklärung besprechen.

Welche Qualifikationen muss ein/e Outplacementberater/in besitzen?

Die Berufsbezeichnung „Outplacementberater/in“ ist in Deutschland nicht geschützt. Dennoch wurden bereits von verschiedenen Seiten Versuche unternommen, eine Definition für Outplacement-Center und Personal festzulegen, um die Kompetenzen und Begabungen, die ein/e Outplacementberater/in mitbringen sollte, zu benennen. So arbeitet der Fachverband der Outplacementberater/innen im BDU beispielsweise kontinuierlich an der Entwicklung von Qualitätskriterien und erwartet von seinen Mitgliedern die Einhaltung eines bestimmten Kodexes, zu dem Loyalität, Verschwiegenheit, Transparenz in Honorar- und Abrechnungsfragen sowie das Angebot eines professionellen Büroservices gehören [6]. Inhaltlich verwandt sind Berufe wie Arbeitspsychologe/-psychologin, Personalberater/in oder Coach. In der Regel wird eine akademische Vorbildung erwartet, gepaart mit einem sehr guten Allgemeinwissen. Kenntnisse in der jeweiligen Branche, für die eine Beratung übernommen wird, sind vorteilhaft. Auch sogenannte Soft Skills, also die Befähigung zu Empathie, Leistungsbereitschaft, Engagement und hohe kommunikative Kompetenzen müssen vorhanden sein. Da die Beratung mit einer intensiven Test- und Einschätzungsphase einhergeht, sollten Outplacementberater/innen sich auf die Auswahl und Durchführung der geeigneten Mittel verstehen und sich zudem auch alles Wissenswerte über Bewerbungsverfahren und Assessments aneignen. Zu guter Letzt spielt die „Chemie“ in der Beratung grundsätzlich eine wesentliche Rolle, sodass die Outplacementberater/innen ähnlich wie ihre Klientel bereit sein sollten, auch die eigene Persönlichkeit entsprechend herauszubilden.

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[1] Vergleiche.: Fischer, Carolin: Outplacement: Abschied und Neubeginn. Eine Untersuchung zur Qualität der Outplacement-Beratung. Freie Universität Berlin 2001, Seite 15. Als PDF beziehbar über: http://psydok.sulb.uni-saarland.de/volltexte/2005/561/pdf/Outplacement.pdf. Letzter Zugriff 21.07.2014.
[2] Ebenda, S. 16f.
[3] Siehe den Beitrag über „Drake Beam Morin, Inc.“, abrufbar über: www.answers.com/topic/drake-beam-morin-inc. Letzter Zugriff 21.07.2014.
[4] Vergleiche.: Fischer, Carolin: Outplacement, S. 17.
[5] Siehe: Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.: Outplacementberatung in Deutschland 2007/2008, Seite 14. Als PDF abrufbar über: www.omc-berlin.de/downloads/OPB_Studie_2008.pdf. Letzter Zugriff: 21.07.2014.
[6] Ebenda.