Als Empfangssekretär/-in sind Sie Willkommensbotschafter und unterstützen den Kundenempfang in Unternehmen mit Publikumsverkehr, Industriekomplexen und in Behörden. Ihre Aufgaben sind sehr vielfältig und abwechslungsreich: Sie begrüßen Kunden, Gäste oder Lieferanten, beantworten Informationsanfragen, lotsen die Personen zu ihrem Zielort und betreuen Meeting- und Konferenzräume für Veranstaltungen. Über die Eingangskontrolle tragen Empfangsmitarbeitende auch zur Sicherheit bei. Zudem erledigen Sie allgemeine Bürotätigkeiten wie das Beantworten und Weiterleiten von eingehenden Telefonaten, E-Mails und der Hauspost sowie das Ausfüllen und Ablegen von notwendigen Dokumenten und die Pflege der Datenbank.
Inhalte:
- Unternehmens- und Arbeitsorganisation
- Büroknigge
- Betriebliche Kommunikationssysteme (Telefonanlage, E-Mail, Telefax)
- Bewältigung von Gesprächs- und Konfliktsituationen
- EDV-Grundlagen mit MS Office
- Kaufmännischer Schriftverkehr nach DIN 5008
- Terminplanung und Erstellen von Gesprächsnotizen
- Postbearbeitung und Grundlagen der Registratur
- Rechtliche Grundlagen insbesondere Arbeits- und Datenschutz
- Fachenglisch für Front Office Agents
- Schulung und Vorbereitung auf die Sachkundeprüfung für das Bewachungsgewerbe nach § 34a GewO ist als ergänzendes Modul buchbar (3 Monate)
Zusätzlich bieten wir Ihnen ein individuelles Bewerbungscoaching und Unterstützung bei der Stellensuche.