Der Office Manager ist eine zentrale Figur in der Unternehmensstruktur, da er nicht nur den Sekretariatsbereich inklusive Front Office zu verantworten hat. Darüber hinaus fallen Kundenbetreuung, Teammanagement, Rechnungslegung, Mahnwesen sowie innerbetriebliche Organisations- und Abwicklungsprozesse i.d.R. in seinen Zuständigkeitsbereich.


Office Management umfasst also die verschiedensten Aufgabenbereiche, sodass der Office Manager somit auch an verschiedenen Stellen im Unternehmen zu finden ist. Die Tätigkeitsbereiche und Aufgaben variieren je nach Art, Größe, Organisationsstruktur und Branche eines Unternehmens.


Mit diesem Kurs lernen Sie, in den verschiedensten Bereichen des Innendienstes zu arbeiten, verstehen die organisatorischen Strukturen eines Unternehmens und lernen den Alltag eines Office Managers kennen, der gleichzeitig aus Front Office und Vertriebsinnendiensttätigkeiten besteht.


Ihre Kursinhalte:



1. Office Management:


- Unternehmensorganisation
- Regeln und Kommunikation im Unternehmen
- Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation
- Stellenarten, Abteilungen und Gruppen
- Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
- Voraussetzungen und Aufgaben des Innendienstes
- Arbeitsplatzgestaltung
- Professionelles Zeitmanagement
- Analyse von Zeitverlusten
- Zeitmanagementmethoden
- Zeitmanagement mit ausgewählten Outlook-Tools


2. Front Office:


- Postverkehr
- Terminmanagement
- Büroorganisation/ Büromaterial
- Geschäftskorrespondenz
- DIN 5008
- Stilsicher formulieren
- Dokumentenvorlagen
- Objekte und Formularelemente in Worddokumenten
- Einsatz und Erstellung von Präsentationen
- Veranstaltungsmanagement


3. Vertriebsinnendienst:


- Beschaffungsmanagement und E-Procurement
- Kaufmännischer Schriftverkehr
- Vertiefende Anwendungskenntnisse
- Angebot, Kalkulation, Auftragseingang
- Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis/ Lieferschein, Rechnung
- ERP-Systeme
- Warenwirtschaftssysteme
- CRM-Systeme
- Tabellenkalkulation
- Arbeit mit Datenbanken


4. Zeitgemäße elektronische Kommunikation und Mediennutzung:


- E-Mail Client und Planungstools
- E-Mail Kommunikation und Richtlinien
- E-Mail Sicherheit
- Informationsbeschaffung im Internet
- Internetbrowser
- Internetrecherche
- Travel-Management
- Datensicherheit
- Passwörter und Authentifizierung
- Verzeichnisschutz und Zugriffskontrolle
- Verschlüsselung und Cloud-Systeme
- Soziale Netzwerke (Facebook, Xing, LinkedIn, Messenger)


5. Personalführung:


- Mitarbeiterauswahl (Anforderungsprofil, Recruiting)
- Persönlichkeitsmodelle (DISG-Modell, Reifegradmodell)
- Onboarding
- Führungsaspekte und -kompetenzen
- Wahl des richtigen Führungsstils
- Mitarbeitergespräche
- Motivationstheorie nach Herzberg
- Teamentwicklung und Teamgefühl
- Konfliktmanagement (Konfliktarten und Konfliktlösung)
- Generationenmanagement
- Generationengerechte Gestaltung der Arbeitswelt
- Interkulturelle Kompetenz


6. Prozesse und Projekte:


- Qualitätsmanagementprozesse und -systeme
- ISO 9000 ff.
- Deming-Zyklus
- Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
- Dokumentationsanforderungen
- Grundlagen Prozess- und Projektmanagement
- Klassisches vs. agiles Projektmanagement
- Projektbeteiligte und deren Aufgaben
- Ebenen der Prozessteuerung
- Projektphasen, Projektplanung, Projektorganisation
- Projektdurchführung und -abschluss


7. Rechtliche Rahmenbedingungen:


- Unternehmensformen im Überblick
- Rechtsstellung und Zuordnung
- Händler, Handelsvertreter, Agent, Vertriebler
- HGB, BGB, Fernabsatzgesetz
- Vertragsrecht, Vertragsformen
- Grundsätze zu Verträgen B2B vs. B2C
- Haftungsrecht, Gewährleistung, Garantie
- Datenschutz vs. Datensicherheit
- Anforderungen und Pflichten der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
- Gesetzliche Regelungen bei Personalanstellung
- Arbeitsvertrag
- Urlaubsanspruch, Krankheit, Arbeitszeitgesetz
- Abmahnung und Kündigung




8. Betriebswirtschaftliche Aspekte:


- Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling
- Rentabilität, Liquidität, Kapitalstruktur, Cashflow
- Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
- BWA - Betriebliche Auswertung (Aufbau, Analyse, Auswertung, Interpretation)
- Investitionsplanung und -rechnung
- Kategorisierung von Kosten, Kostenrechnungsarten
- Finanzierungsplanung
- Finanzierungsarten und -regeln