Berufliche Fortbildung: Einsatz von KI und digitaler Assistenz im Büroalltag

Diese berufliche Fortbildung behandelt den Einsatz von KI, virtueller KI-Assistenz und digitaler Assistenz zur Arbeitsorganisation im Büroalltag. Im Fokus stehen Aufgabenmanagement, Priorisierung, Planung, Strukturierung, Arbeitsabläufe und Routineaufgaben. Es wird erläutert, wie virtuelle KI-Unterstützung genutzt werden kann, um Tätigkeiten zu ordnen und Prozesse systematisch zu begleiten.

Lernziele

Teilnehmende erfahren, wie Informationsarbeit, Informationsaufbereitung, Recherche, Zusammenfassungen, Briefings, E-Mail, Standardkommunikation, Dokumentenvorbereitung, Arbeitsunterlagen, Texterstellung, Textbearbeitung, Vorlagen, Textbausteine und definierte Ausgabeformate in organisatorische Abläufe integriert werden können. Ein weiterer Fokus liegt auf Prompting und der Nutzung geeigneter Prompts, um Aufgaben und Entwürfe einheitlich vorzubereiten. Die Fortbildung zeigt, wie Arbeitsprozesse mit KI sinnvoll unterstützt werden können.

Zudem wird vermittelt, wie Wissensmanagement, Dokumentation, Kommunikation, Plausibilitätsprüfung, Vollständigkeit, Verständlichkeit, Tonalität, Qualitätssicherung, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance in der Arbeitsorganisation berücksichtigt werden. Ziel ist die Unterstützung von Effizienz, Zeitersparnis, Produktivität und digitaler Zusammenarbeit durch den strukturierten Einsatz virtueller KI-Assistenz.

Nach Abschluss der Fortbildung können die Teilnehmenden:

  • virtuelle KI-Assistenz für Arbeitsorganisation, Aufgabenmanagement und Priorisierung im beruflichen Alltag nutzen

  • Arbeitsabläufe, Routineaufgaben und Standardaufgaben mit Vorlagen, Standards und Ausgabeformaten strukturieren

  • Informationen, Entwürfe und Arbeitsunterlagen für organisatorische Prozesse nachvollziehbar vorbereiten und weiterverarbeiten

  • Ergebnisse auf Plausibilität, Vollständigkeit, Verständlichkeit und Passung zum Arbeitskontext prüfen

  • Datenschutz und sicheren Umgang in organisatorischen Abläufen berücksichtigen

Die Lernziele basieren auf den im Basiskurs beschriebenen Themen zu Assistenz-Szenarien, Vorlagen, Standards, Informationsarbeit und strukturierten Arbeitsabläufen.

Abgrenzung zum Basiskurs

Der Basiskurs "Virtuelle KI-Assistenz" umfasst Themen wie Informationsarbeit, Standardkommunikation, Zusammenfassungen, Briefings und Vorlagen. Dieses Angebot legt den Schwerpunkt auf Arbeitsorganisation, Priorisierung, Aufgabenstruktur und die systematische Einbindung virtueller KI-Unterstützung in organisatorische Prozesse. Im Vordergrund steht die strukturierte Planung und Begleitung des Arbeitsalltags mit KI.

Kursinhalt1. Einführung in den Einsatz von KI
  • Einsatzmöglichkeiten von KI und digitaler Assistenz
  • Fokus auf Büroorganisation und Arbeitsabläufe

2. Informationsarbeit und -aufbereitung
  • Integration von Informationsarbeit in organisatorische Abläufe
  • Nutzung von Vorlagen und Standards

3. Anwendungsorientierte Nutzung von Prompting
  • Einheitliche Vorbereitung von Aufgaben und Entwürfen
  • Wissensmanagement und Qualitätssicherung

4. Datenschutz und Compliance
  • Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben
  • Sicherer Umgang mit Informationen in Arbeitsabläufen