MS Outlook: Grundlagen für effektive Büroorganisation

Dieser Kurs richtet sich an Einsteiger:innen, die Outlook gezielt zur Organisation des Büroalltags einsetzen möchten. Der Schwerpunkt liegt auf E-Mail-Management, Terminplanung, Aufgabenverwaltung und Kontaktpflege. Ergänzend wird der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (AI-900) vorgestellt, um moderne Unterstützungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Einführung in Outlook für den Büroalltag

Teilnehmende lernen die Benutzeroberfläche kennen und wie Outlook in der täglichen Büroorganisation eingesetzt wird. Praxisbeispiel: Einrichtung eines strukturierten Postfachs für Projektarbeit.

  • Überblick über die Outlook-Oberfläche
  • Anpassung von Posteingang und Ordnern
  • Erste Schritte für effizientes Arbeiten

Effiziente E-Mail-Verwaltung

E-Mails sind ein zentrales Element der Bürokommunikation. Praxisbeispiel: Strukturierung von Mails durch Regeln und QuickSteps.

  • E-Mails verfassen, beantworten und weiterleiten
  • Signaturen und Vorlagen nutzen
  • Regeln und QuickSteps für Ordnung

Kalender- und Terminorganisation

Die Terminplanung erleichtert die Koordination im Büroalltag. Praxisbeispiel: Planung einer Team-Besprechung mit Erinnerungsfunktion.

  • Termine und Besprechungen anlegen
  • Kalenderansichten und Erinnerungen nutzen
  • Gemeinsame Kalender verwenden

Aufgaben- und Kontaktverwaltung

Aufgaben und Kontakte lassen sich effizient in Outlook strukturieren. Praxisbeispiel: Erstellung einer Aufgabenliste mit Delegationen.

  • Aufgabenlisten anlegen und verwalten
  • Kontakte erstellen und kategorisieren
  • Integration in den Büroalltag

KI-Unterstützung in der Büroorganisation

Künstliche Intelligenz erweitert Outlook um hilfreiche Automatisierungen. Praxisbeispiel: Automatisierte Vorschläge für Termine oder E-Mail-Antworten.

  • Überblick AI-900 (Azure AI Fundamentals)
  • KI-gestützte Unterstützung im Posteingang
  • Automatisierte Termin- und Aufgabenplanung



Fazit

Der Kurs vermittelt praxisorientierte Grundlagen für den effizienten Einsatz von Microsoft Outlook in der Büroorganisation. Teilnehmende lernen, E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte professionell zu verwalten und durch KI-Unterstützung moderne Arbeitstechniken zu nutzen.