Grundlagen des Büromanagements
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* Einführung in das moderne Büromanagement
* Definition und Bedeutung des Büromanagements.
* Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
* Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
* Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
* Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
* Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
* Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
* Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
* Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
* Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
* Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
* Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
* Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
* Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
* Strukturierung des Arbeitsalltags
* Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
* Erstellung von Checklisten und Workflows.
* Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
* Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
* Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
* Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
* Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
* Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
* Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs
Kommunikation und Kundenorientierung
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* Grundlagen der Kommunikation im Büro
* Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
* Aktives Zuhören und Fragetechniken.
* Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
* Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
* Grundlagen der Kundenorientierung
* Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
* Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
* Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
* Beschwerdemanagement
* Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
* Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
* Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
* Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
* Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen
Moderne Büroorganisation und Digitalisierung
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* Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
* Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
* Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
* Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
* E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
* Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
* Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
* Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
* Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
* Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
* Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
* Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
* Zusammenarbeit in virtuellen Teams
* Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
* Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
* Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
* Cloud Computing und Datenspeicherung
* Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
* Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
* Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
* Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
* Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
* Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
* Chancen und Grenzen von KI-Tools
* Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
* Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven
Organisation und Planung
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* Projektmanagement-Grundlagen
* Grundbegriffe des Projektmanagements
* Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
* Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
* Veranstaltungs- und Terminmanagement
* Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
* Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
* Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
* Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
* Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
* Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
* Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans
* Interne, schriftliche Prüfung
Textverarbeitung MS Word
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* Wiederholungen Grundlagen
* Berechnungen und Sortieren in Tabellen
* Tabellen von einer Tabellenkalkulation einbinden
* Dokumente gliedern
* Inhaltsverzeichnis erstellen
* Fußnoten setzen
* Abbildungsverzeichnisse anlegen
* Formulare über Steuerelemente bearbeiten
Tabellenkalkulation MS Excel
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* Wiederholungen Grundlagen (Formatierungen, Zellbezüge, Diagramme erstellen etc.)
* Benutzerdefinierte Zahlenformate
* Funktionen aus dem Bereich Logik, Statistik, Finanzmathematik
* Daten transportieren, Steuerelemente einsetzen
* Pivot-Tabellen erstellen und Umgang damit
Büromanagementsystem MS Outlook, Netiquette
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* Wiederholungen Grundlagen
* Termingestaltung und Kalenderfreigabe
* Aufgabenverwaltung
* Besprechungen organisieren
* Netiquette
Präsentation MS PowerPoint
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* Wiederholungen Grundlagen
* Zielgruppenpräsentationen anlegen und deren Planung
* Folienmaster anwenden
* Vorlagen anpassen
* Einbinden von Audio und Video
Bildbearbeitung
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* Grundlagen der Bildbearbeitung
* Einsatzgebiete für digitale Bilder
* Grafikformate (Raster- und Vektor-Grafiken) und deren Einsatz
* Farbmodelle: RGB, HSB, CMYK, Graustufen
* Bedienung eines Bildbearbeitungsprogramms
* Bilderzeugung
* Einstellungen
* Steigerung der Produktivität durch andere Grafikformate und Voreinstellungen
* Arbeiten mit Bildern
* Arbeiten mit Auswahlwerkzeugen
* Bildmanipulation
* Umgang mit Ebenen
* Textfluss, -gestaltung und -anordnung
* Effekte und Filter
Künstliche Intelligenz
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* Ziele, Aufbau und Risiken von künstlicher Intelligenz
* Funktionsweise und Technik künstlicher Intelligenz, Aufbau von KI-Systemen
* Mögliche Einsatzbereiche von KI in verschiedenen Sektoren und Anwendungsbeispiele
* Effektive Prompts für generative KI-Tools
* Anwendungs-Tools generativer KI-Systeme kennen und einsetzen
* Überlegungen zu ethischer Nutzung von KI
* Vorgaben des EU AI Acts für den Einsatz von KI in Unternehmen
* Interne, schriftliche Prüfung
Das betriebliche Rechnungswesen
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* Grundlagen des Rechnungswesens
* Buchhaltungsvorschriften (HGB, AO)
* Aufgaben des Rechnungswesens im Unternehmen
Inventur - Inventar - Bilanz
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* Inventurarten/Inventurverfahren
* Definition Vermögen/Schulden
* Definition/Gliederung des Inventar
* Definition/Gliederung der Bilanz
* Zusammenhang Inventur-Inventar-Bilanz
Bestandskonten
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