Berufliche Weiterbildung: Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Büro- und Verwaltungsprozessen

Diese berufliche Weiterbildung behandelt den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, virtuellen KI-Assistenzen und digitalen Assistenzsystemen in Büro- und Verwaltungsprozessen durch gezieltes Prompting und Vorlagenentwicklung. Der Fokus liegt auf Prompts, Prompt Design, Prompt Engineering, Eingaben, Anweisungen, Standardanfragen, Vorlagen, Textbausteinen, Standards und Ausgabeformaten für wiederkehrende Aufgaben im beruflichen Kontext. Ziel ist es, die Nutzung von KI so zu strukturieren, dass Ergebnisse nachvollziehbar, einheitlich und für Arbeitszwecke geeignet aufbereitet werden.

Lerninhalte

Teilnehmende lernen, wie sich effektive Eingaben für Texterstellung, Textbearbeitung, Zusammenfassungen, Briefings, E-Mails, Antwortentwürfe, Informationsaufbereitung, Recherche, Dokumentenvorbereitung, Standardkommunikation und weitere Arbeitsabläufe entwickeln lassen. Behandelt wird, wie Vorlagen für Workflows, Routineaufgaben, Kommunikation, Wissensmanagement, Dokumentation und Ausgabeformate aufgebaut werden können, damit virtuelle KI-Unterstützung im Unternehmen einheitlich eingesetzt wird. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Frage, wie Formulierungen, Struktur, Reihenfolge und Kontext in Prompts die Qualität von Ergebnissen beeinflussen und wie wiederverwendbare Prompt-Vorlagen in organisatorische Prozesse eingebunden werden können.

Qualitätssicherung

Zusätzlich wird vermittelt, wie KI-Ergebnisse geprüft, überarbeitet und qualitätsgesichert eingesetzt werden. Dazu gehören Plausibilitätsprüfung, Vollständigkeit, Verständlichkeit, Tonalität, Qualitätssicherung, Datenschutz, Datensicherheit, Compliance, Nachvollziehbarkeit und sichere Nutzung im Unternehmenskontext. Die Kurseinheit zeigt, wie sich Produktivität, Zeitersparnis, Arbeitsorganisation, Prozessoptimierung, digitale Zusammenarbeit und die strukturierte Anwendung von KI durch klare Standards und Vorlagen unterstützen lassen, ohne die fachliche Verantwortung der Mitarbeitenden zu ersetzen.

Abschlüsse

Nach Abschluss der Weiterbildung können die Teilnehmenden:

  • klare Prompts für unterschiedliche berufliche Aufgaben formulieren

  • wiederverwendbare Vorlagen, Standards und Ausgabeformate für virtuelle KI-Assistenzen entwickeln

  • Prompt-Vorlagen für Texterstellung, Informationsaufbereitung, Kommunikation und Dokumentenvorbereitung einsetzen

  • Ergebnisse von KI-Unterstützung auf Plausibilität, Vollständigkeit, Verständlichkeit und Passung zum Arbeitskontext prüfen

  • Datenschutz und verantwortungsvollen KI-Einsatz bei standardisierten Prompt- und Vorlagenprozessen berücksichtigen

Abgrenzung zum Basiskurs

Der Basiskurs "Virtuelle KI-Assistenz" umfasst Informationsarbeit, Standardkommunikation, Zusammenfassungen, Briefings, Antwortentwürfe, sichere Nutzung und allgemeine Assistenz-Szenarien. Dieses Angebot fokussiert konkret auf Prompting, Eingaben, Vorlagenentwicklung, Standards und Ausgabeformate. Im Vordergrund steht die systematische Erstellung wiederverwendbarer Eingabe- und Vorlagenstrukturen für den KI-Einsatz im Arbeitsalltag.