Dieser Kurs vermittelt die notwendigen Grundlagen zur Einführung und Verwaltung der digitalen Personalakte im Unternehmen. Der Fokus liegt auf den technischen Anforderungen, der prozessualen Umstellung und der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen. Teilnehmende erwerben Kompetenzen in der Strukturierung, Pflege und Archivierung von digitalen Mitarbeiterdaten.

Kursinhalt
1. Grundlagen und rechtlicher Rahmen
  • Definition und Abgrenzung der digitalen Personalakte im Kontext des HR-Managements
  • Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Rechtssichere Gestaltung der Zugriffsrechte und des Löschkonzepts für digitale Akten

2. Systemische Anforderungen und Implementierung
  • Technische Voraussetzungen für die Umstellung auf digitale Aktenführung (Scanning-Prozesse und Schnittstellen)
  • Klassifikation und Indexierung von Dokumenten nach internen und gesetzlichen Vorgaben
  • Überblick über gängige HR-IT-Systeme und deren Funktionen zur digitalen Aktenverwaltung

3. Prozessmanagement und Workflow
  • Etablierung standardisierter Abläufe für das Anlegen und die laufende Pflege digitaler Personalakten
  • Umgang mit hybriden Aktenbeständen und deren Migration während der Übergangsphase
  • Sicherstellung der revisionssicheren Archivierung und Protokollierung von Zugriffsaktivitäten

Berufliche Relevanz
  • Befähigung zur strukturierten Begleitung oder Durchführung der Digitalisierung von HR-Prozessen
  • Spezialisierung auf die Einhaltung komplexer Compliance-Anforderungen im Bereich der digitalen Datenverwaltung
  • Stärkung der Kompetenzen für operative Tätigkeiten an der Schnittstelle zwischen HR-Abteilung und IT-Support